成本思維：PM 怎麼用預算、時間、人力做專案決策？
PM 如何用預算、時間、人力三個量化指標估算專案成本？本文拆解「成本思維」三大要素，並給出創意產業 PM 可直接套用的實務判斷方法。
預估成本是 PM 的核心技能之一。
如果沒有正確地預估成本，很容易讓專案資源分配出現錯誤，造成損失。
因此，PM 需要具備「成本思維」。
簡單說：成本思維是 PM 將預算、時間、人力等抽象資源量化為具體數字的能力，目的是讓資源可被衡量、調整、決策。
接下來這篇文章，我會拆解這個能力的三個面向。
本篇雖然從 PM 視角撰寫，但應用上不限 PM——任何需要協調資源、管理不確定性的人都用得到。
什麼是專案管理中的成本思維？
成本思維，常用於製造業和工程，有實體商品的產業。
以「成本」作爲思考重點：
一個商品要賣多少錢？先看成本是多少，再往上加。
但在管理專案上，成本思維就是能把「事物變成數字」的能力。
這點在軟體開發、設計、行銷等創意工作產業尤爲重要。
一個專案有哪三個必須量化的指標？
創意工作產業的 PM，不論案子大小，都要把專案資源拆成三個量化指標：
- 預算：客戶給多少錢？要用多少錢？
- 時間：客戶想要什麽時候上線？
- 人力：你要放多少人在專案上？每個人要花多少時間？
為什麼 PM 必須把專案資源量化？
無論是製造業或創意工作產業，我們都會遇到一個問題：
我們需要知道成本，才能推算出結果，知道是否能獲益！
換言之，如果你不知道預算、人力、時間 ……
你能確定這個專案會賺錢嗎？
更麻煩的是：
創意工作產業不像製造業，每個商品的原料有標準的定價。
如果跟客戶的溝通有問題，設計師可能會繪製出「完全無法用」的設計。
這些被浪費的時間也會計入專案的「成本」。
這也是「精準溝通」會被列入 PM 的核心技能的原因。
好的溝通能減少成本，不好的溝通會增加成本。
想了解精準溝通，可以參考 PM 精準溝通的核心原則 這篇。
成本思維 1｜如何用預算決定專案的利潤空間？
在創意工作產業，我們很少有辦法準確的報價。
因爲，客戶的需求往往是不清楚的。
在專案執行時，客戶和團隊會來回溝通和修改，造成成本增加。
因此，我們往往會視客戶的預算來確定製作的規模。
甚至很多時候，我們會要求客戶追加預算。
預算影響專案利潤，若預算不符成本時，可以考慮不接，避免造成虧損。
但如果已經接了，就要確保專案能在預算內完成並維持合理的利潤。
在每一次客戶提出新的需求時，我們都要記得：
預算是固定的，而客戶的需求是無限的。
重點是：
PM 心中要有一個預算的數字，當專案變動時，這個數字要隨之調整。
我舉例說明：
假設預算為 50 萬，毛利率假設是 30%，那麼可投入的人力成本上限約是 35 萬。
當客戶在中途追加一個不在合約內的功能時，PM 第一反應不是答應或拒絕，而是拿 35 萬重新算一次成本。
成本思維 2｜如何用時間規劃 PM 的行動節奏？
擬定時間最可怕的不是客戶，而是自己人。
客戶通常會給明確的期限，而 PM 會跟團隊溝通，評估可行性。
但是，只有 PM 最容易感受到壓力和損耗。
因爲要面對客戶的是 PM，協調不好，責任會落在 PM。
我曾負責過一個 3D 網頁設計專案：
客戶只給我 10 個工作天。
工程師花了 1 天把 3D 場景大致建好，這時我放心了。
然後，工程師花了 2 天微調 3D 場景中一面墻的玻璃材質！
花了 2 天 調玻璃材質！WTF？！
我當時内心在駡：時間已經很少了，你居然給我調玻璃材質調了 2 天？！
我後來每天每隔一兩個小時，就會過去站在工程師背後盯他的熒幕（怒）。
我說這個故事是希望可以提醒大家：
PM 心中要有一個時間，任何人的行為舉止都有可能影響這個時間。
當時間不足時，你要有所行動，最好先發制人。
成本思維 3｜如何用人力配置決定專案策略？
預算和時間都會決定策略，但人力最為明顯。
爲什麽？因爲通常在創意工作崗位的人，不會只有一個專案。
像我以前在網頁設計公司當 PM 時：
- 一個 PM 通常會負責 3 個專案
- 一個工程師視規模而定，會負責 2~3 個專案
- 一個設計師通常會負責 4~5 個專案
換言之，每位工作人員都會同時處理多個專案。
PM 需要知道：
- 各自手上有多少個專案？
- 各自在處理哪些專案？優先順序為何？
- 專案要求和難度如何？誰是比較合適的人選？
- 是否需要請資深員工或外部人員協助？
如果專案難度高且人力吃緊 …
我會建議 PM 先安排資深員工開場主持專案的規劃，再把工作分配下去。
如果專案不難且時間充沛 …
PM 可以跟技術人員討論工作上的安排，並逐步設定查核點，定時檢查進度即可。
必要時，我們會找外部合作夥伴來協助。
重點是：
PM 需要掌握公司內的專案人力配置，並依據真實情況思考對策。
如何把成本思維內化成 PM 的日常？
「成本思維」是 PM 需要花時間訓練的專案管理技能。
預算、時間、人力都是抽象的專案資源。
為了讓專案可控，我們要將工作變成數字，才能衡量損益，選出最佳解。
因此當專案發生變動時，PM 的心中往往已經內建專案資源的量化資訊了。
我們只要依據資訊，即可迅速調整策略。
我自己的做法很簡單：每個專案結束後，記下實際花掉的預算、時間、人力。三個專案後，你心裡就會有自己的基準數據。
下次客戶丟一個新需求過來，先別急著答應，先把這三個數字拿出來再算一次。
PS：真實情境下，客戶的溝通和處事方式也是我會量化的「麻煩」指標之一 XD
常見問題
Q：第一次當 PM，要怎麼開始建立成本思維？ A：從記住開始，若有空可以多做記錄。每個專案結束後，記下實際花掉的時間、人力、預算、情緒。三個專案後，你會能建立屬於自己的基準點。
Q：客戶不告訴我預算怎麼辦？ A：可以用反推的方式，你可以提供三個不同規模的方案讓客戶挑，從他選的方案推算他的心理預算！
Q：成本思維跟成本管理（Cost Management）一樣嗎？ A：不一樣。成本管理是 PMBOK 裡的知識領域；成本思維是 PM 的判斷力 —— 讓你在資源變動時，能立刻知道下一步要怎麼動。一個是知識，一個是思維訓練後的反應。
Q：客戶在執行中途追加需求，我該怎麼算成本？ A：把預算、時間、人力三個數字重新跑一次，再回頭跟客戶談。不要先口頭答應、事後才發現吃掉利潤。