精準溝通｜如何透過「誰、何時、任務」三要素達成團隊共識？

精準溝通，是 PM 透過明確指出「誰、什麼時間、完成什麼任務」三要素，讓團隊認知一致、減少落差的工作習慣。

溝通是 PM 的日常工作，也是佔比最大的工作。

然而，PM 要達到精準溝通需要花費不少心力。

精準溝通，需要 PM 有意地引導，反覆確認對方的需求，確定雙方的認知一致。

本篇雖然從 PM 視角撰寫，但應用上不限 PM——任何需要協調資源、管理不確定性的人都用得到。

什麼是 PM 的精準溝通口訣？

我這邊提供一個精準溝通的口訣：

「誰」要在「什麼時間」完成「任務」。

這三個要素缺一不可。少了「誰」，沒人覺得是自己的事；少了「什麼時間」，事情會無限延後；少了「任務的完成標準」，做出來的東西不會被驗收。

「誰」：如何把任務指派給明確的對象？

誰，通常必須是一位明確的對象。

如果辦公室里有兩個人的工作職責很相似，在沒有特別指明是誰的情況下，兩人很可能都**「不會覺得」**是自己的工作。

例如，我很常聽到師長說「這個工作就交給辦公室處理」！

這是我在學術圈常遇到的情況：倒底是院辦、所辦、還是系辦？

你要確保任務有確實「傳達」給對的人。

即便有點瑣碎，也不要考驗人性，把溝通好好完成。

「什麼時間」：為什麼 PM 要以小時為單位溝通？

時間，我建議要以小時爲計算單位。

換言之，工作完成的時間必須是**「以小時爲基準」**。

例如：

1. 請在下週五 5pm 前提供文件
2. 在 10/24 10.30am 召集團隊開早會
3. 我加班能在今晚 8pm 前處理掉這個問題

不同行業的 PM 的專案時程感會不太一樣：

1. 有些以「日」爲單位，如：建築業
2. 有些以「時段」爲單位，如：運輸、製造
3. 有些以「小時」爲單位，如：軟體開發、網頁設計

雖然有不同的時間感，但對我來說**「以小時爲基準」溝通最安全**。

「任務」：如何用驗收標準避免溝通落差？

任務，通常是最容易出狀況的地方。

因爲任務的**「完成標準」**，往往沒有提前溝通。

不達**「完成標準」**是無法通過驗收的，要被退回，但這個流程卻常被忽略。

我身邊有一個很常遇到的案例類型：

1. 工程師 A 把程式碼寫好了，提交給工程師 B 接手
2. 然而，工程師 B 無法執行工程師 A 的程式碼
3. 工程師 A 覺得自己的程式沒問題，應該是 B 沒有設定好

完成標準：接手的人能正常執行，要接得起來，才算完成。

精準溝通的目標：達成共識

達成共識，說來簡單，做起來難。

我上課時常用一個例子舉例：玄幻。

當我們要做一個玄幻風格的遊戲時，我們的想象畫面是什麼？

武俠仙劍？獨角獸？魔法世界？妖精？

大家對玄幻都有不同的想象。

PM 溝通會用很多用詞，也會受到客戶用詞習慣的影響。

在跟 Team 溝通時，用詞容易造成精準度上不足。

所以我建議，專注在「具體的驗收標準」上：

1. 程式碼能在**「我的電腦成功執行」**
2. 設計檔能**「直接輸出成可印刷版本」**
3. 內容文字稿**「沒有錯字」**

重點：驗收標準要是「可被檢驗的客觀條件」，不是「感覺對了」。

精準溝通不只是 PM 的工作

溝通，是整個 Team 的工作，不是 PM 一個人的工作。

《The Making of a Manager》提到：

管理者的工作是提高團隊的整體成果。

如果今天設計師跟我說：這個東西要下周才能出來。

我會提出這些問題：

1. 下周的星期幾會出來？
2. 當天下班前會出來嗎？
3. 你是否有把設計總監的 Review 時間考慮進去了？
4. 出來的意思是指工程師可以直接進行作業了？

PM 可以透過提問，讓大家反思和提高溝通能力。

PM 要努力**「提高大家的溝通的精準度」**！

千萬不要自己瞎忙，也不要只當傳話筒和中間人。

不然他們彼此之間溝通出問題，你也不知道啊！

重點：PM 的工作是提高專案整體成果。

一個優秀的 PM，要教會 Team 有效溝通。

術業有專攻，偶爾也會需要設計師和工程師 1-on-1 對接。

溝通的情緒管理

溝通，有時會讓人情緒浮躁，甚至會讓人害怕。

我就曾被老闆叫去跟下游廠商硬凹東西，而且老闆自己不去。

PM 會遇到很多情況：

1. 客戶要改東西，工程師已經改到不耐煩了
2. 設計提案被客戶打槍多次，要怎麼跟崩潰的設計師說？
3. 專案進度落後，老闆叫 PM 去跟客戶道歉

真的，我都遇過 XD

我只能這樣建議 PM 們：

• 不要害怕衝突，請心平氣和地陳述事實
• 把該說的話好好說，有些話不說出來對方不懂
• 善用是非題提問來收斂問題，會更容易發現問題癥結點

最後，該道歉就道歉，不要有任何罪惡感或覺得自己錯了。

你的工作是「溝通」，你只要考慮把話說清楚就好了。

如何把精準溝通內化成 PM 的日常？

精準溝通是專案成功的基礎。

PM 要確保每個任務 「有人負責」、「按時完成」 和 「符合標準」。

但要記住：溝通是團隊的共同責任，而不只是 PM，讓團隊理解這一點，也是 PM 的工作。

未來在次指派任務時，務必逼自己把這三件事一次說完：誰、什麼時間、完成標準。 逐步把標準提高，團隊也會自然習慣和跟進。

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常見問題

Q：團隊不熟悉這套口訣，每次溝通都要這樣講會不會太機械？ A：剛開始會覺得繁瑣，跑過 3-5 個專案就會內化成肌肉記憶。同事問你「這個什麼時候要？」你下意識就會問回去「你能給我幾點交件？」。

Q：客戶不肯給明確時間怎麼辦？ A：用「選項提問法」——「您是希望本週五前、還是下週二前看到第一版？」逼客戶在你給的兩個時間點選一個，會比開放式問題快十倍拿到答案。

Q：完成標準該寫到多細？ A：很簡單，要能做到「接手的下一個人不需要再問就能開始作業」。如果他必須回頭問你才能往前推進，標準就不夠細。

Q：誰、什麼時間、任務這三個要素，少了一個還能溝通嗎？ A：可以溝通，但會有落差。我自己最常踩雷的是少了「完成標準」——大家以為自己做完了，PM 一驗收才發現不行。三個要素中，完成標準是最容易被帶過也最容易出事的一個。